佛山今年预约季，老板提前做准备

九十月开始佛山就进入了各种预约服务的旺季。体检中心的年度体检预约、驾校的考试预约、美容美发的节假日预约、采摘园的周末预约——这些业务的预约量会比平时翻两三倍。我最近接了好几个关于预约系统的咨询跟大家分享一下常见的注意事项。

预约系统要怎么选

市面上的预约系统很多从几百块的模板到几万块的开发都有。选型的关键不是看功能多少而是看匹配度——你的业务场景是什么？是按时间段预约（如美容）还是按日期预约（如采摘）还是按号排队（如办事大厅）？不同的场景需要的系统逻辑差别很大。三水有个做农家乐的老板去年贪便宜买了个通用的预约模板结果发现它不支持多人同时预约同一个时段（一家人一起来玩的情况）另外只能重新做浪费了几千块。

上线前要准备什么

决定上预约系统之后不要急着上线有几件准备工作要先做好。第一是梳理你的服务项目和时长——每个项目做多长时间？能不能并行？这些基础数据不准确的话系统排出来的 schedule 全是错的；第二是确定规则——取消要不要收费？提前多久取消免费？迟到怎么处理？这些规则要在系统里设置清楚也要在用户端明确告知；第三是培训员工——前台或客服人员要熟悉系统的操作流程特别是如何处理异常情况比如客户到了但没有预约记录怎么办。顺德有个做 SPA 的店系统上线第一天就乱套了因为前台不会操作手动改约把后面的时间全打乱了。

旺季要注意什么

预约系统在旺季最容易出的问题有两个。一个是超售——系统显示有空位但实际上接待不了这种情况通常是因为没有把实际服务能力（比如只有三个技师）正确录入系统导致算法算错了可用时段；另一个是爽约率高——旺季的时候客人预约了但不来的比例会明显升高建议设置预约确认机制（短信或微信提醒）并适当超售一点（比如十个位置放出十一个预约）来对冲爽约带来的损失。当然超售的比例要谨慎控制超售过多导致客人来了却无法服务那比空着位置更伤口碑。